Tips voor het organiseren van meerdaagse tochten
Financiën en betaling
1. Maak een begroting met inkomsten en uitgaven.
2. Houd bij het vaststellen van de prijs er rekening mee dat tickets duurder kunnen worden en
vermeld de extra kosten in je beschrijving.
3. Beperk je financieel risico. Zet de tocht eerst op de website en spreek af met de
accommodatie dat je eerst wilt kijken hoe het gaat met de aanmeldingen en maak dan pas je
boeking definitief. Als dit niet kan, zorg dan dat je op de hoogte bent van de
annuleringskosten.
4. Ook kan je het financieel risico beperken door mensen zelf hun vervoer te laten regelen en
betalen (tickets).
5. Maak elke week een overzichtje van je deelnemerslijst. Dit kan je doen door de lijst te
kopiëren naar Excel. Zet de datum erbij en of mensen wel of niet betaald hebben.
6. Laat deelnemers binnen 7 dagen na aanmelding een aanbetaling op jouw rekening
overmaken. Herinner mensen na 10 dagen als ze nog niet betaald hebben. Doe dit vriendelijk
want het kan natuurlijk zijn dat iemand het per ongeluk vergeten is. Zet er in dat de persoon
alsnog z.s.m. maar uiterlijk binnen 7 dagen alsnog moet betalen.
7. Betaalt iemand niet dan kan je er voor kiezen nog een keer een herinnering te sturen met de
waarschuwing dat je die persoon af laat melden van de deelnemerslijst.
Algemene tips
1. Informeer bij de accommodatie eigenaar of je wandelroute open is en hij goed te doen is.
2. Informeer elke ochtend voorafgaand aan je tocht naar de weersverwachting. In de bergen
kan het weer snel omslaan, dus vraag deelnemers altijd een warm vest en regenkleding mee
te nemen.
3. Vraag aan je deelnemers wie er een avondmaaltijd wil verzorgen, dat kan je een hoop werk
uit handen nemen.
4. Houd je wandelvakantie “warm”. Zet af en toe wat op het prikbord of mail alle deelnemers
als je iets te melden hebt.
5. Maak reclame voor je wandelvakantie op het prikbord, Facebook of wandelwebsites. Mail
niet je oud-deelnemers van vorige wandeltochten. Dit wordt als hinderlijk ervaren.
6. Zorg dat je een EHBO wandelkitje bij je hebt. Sporttape is ook altijd handig bij kleine
reparaties en tapen van knieën of enkels. Neem ook een isolatiereddingsdeken mee. Deze
kan je krijgen bij elke buitensportzaak.
7. Laat mensen eventueel zelf drank meenemen, dat scheelt zware boodschappen.
8. Denk van tevoren na wat je gaat doen als je zelf niet mee kunt door ziekte of een overlijden
in je familie bijvoorbeeld. Je kunt het dan bijvoorbeeld overdragen aan een andere
deelnemer. Dit komt bijna niet voor, maar toch.
Checklist, wat zet ik in de beschrijving
o Leg uit hoe je aan het te betalen bedrag bent gekomen.
o Vermeld duidelijk wat er inclusief en exclusief dit bedrag is.
o Vraag mensen om zelf voor een reisverzekering of annuleringsverzekering te zorgen.
o Vermeld dat mensen zelf voor een vervanger moeten zorgen en de kosten met deze persoon
moeten regelen. Eenmaal aangemeld = betalen. Eenmaal betaald dan kan het geld niet
teruggestort worden door de organisator.
o Vermeld een paklijst (denk aan theedoeken, schuursponsjes, beddengoed, regenkleding).
o Je mag een vergoeding meerekenen voor je eigen reiskosten, telefoonkosten etc. Als je dit
doet, vermeld het in je beschrijving.
o Geef in je omschrijving aan wat je verwacht van de deelnemers tijdens je reis:
o Wel/niet elke avond gezamenlijk eten.
o Op elkaar wachten als de wandeltempo’s verschillen.
o Communicatie tijdens de reis (whatsapp groep).
o Als je aanmoedigt te carpoolen naar de vakantiebestemming, zorg dan dat je zelf niet
verantwoordelijk wordt voor het regelen van vervoer. Je kunt bijvoorbeeld de volgende tekst
gebruiken:
Voor het carpoolen gelden de volgende aanvullende regels:
“Je bent zelf verantwoordelijk voor het vervoer naar de bestemming. Als je zelf geen vervoer
hebt en wilt carpoolen dan ben je afhankelijk van mensen die wel vervoer hebben, maar deze
mensen zijn niet verplicht om mensen mee te nemen.
Bespreek vooraf een meerijvergoeding met de betreffende chauffeur. Ik heb daar geen
bemoeienis mee en draag daar geen verantwoordelijkheid voor.
Bij onverhoopte ontstentenis van de carpoolchauffeur kan ik niet aansprakelijk gehouden
worden om voor vervangend vervoer te zorgen. Dat kan in een ernstig geval betekenen je niet
met carpoolen ter plaatse kunt komen maar toch de volledige arrangementskosten
verschuldigd bent (aangezien ik wel het hotel/pension heb betaald). Wel zal ik trachten in een
dergelijke situatie de schade zoveel mogelijk te beperken.”
De ervaring leert dat de deelnemers heel goed begrijpen dat je geen professioneel reisbureau bent.
Mensen zijn niet te benauwd om een beetje bij te betalen als blijkt dat je tekort komt. Ook gebeurt
het regelmatig dat de organisator het overgebleven geld terugstort of extra trakteert tijdens de
meerdaagse. Dat is ook wel zo (h)eerlijk.